In diesem Jahr tritt in Europa die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Sie bedeutet für Unternehmen und Menschen, die mit persönlichen Daten arbeiten, einige wichtige Neuerungen, auf die es zu achten gilt. Das gilt unter anderem auch für Hotels und für den Bereich Hotelbuchungen. Im Internet finden sich hier viele Informationen, doch wird die genaue Bedeutung der DSGVO im MICE häufig gar nicht klar. Stattdessen wird über Strafen geredet oder es wird über den Sinn der neuen Datenschutzverordnung diskutiert. Im folgenden Text stellen wir die neue Grundverordnung und ihre Auswirkungen für Hoteliers und Hotelbuchungen einmal detailliert und umfangreich vor.
[maxbutton id=”35″]
Was ist die Datenschutzgrundverordnung?
Die Datenschutzgrundverordnung ist eine neue europäische Bestimmung für den Datenschutz. Die DSGVO im MICE löst die verschiedenen Bestimmungen der Länder in der europäischen Union ab und soll im Bereich des Datenschutzes für eine einheitliche Regelung sorgen. Sie soll insbesondere die persönlichen Daten von Verbrauchen und Kunden schützen und soll den Umgang mit den Daten dieser Menschen genauer regeln. Die neue Bestimmung bedeutet für Unternehmen zahlreiche Neuerungen und Änderungen. Im Hotelbereich ist unter Umständen eine Anpassung der online Buchungssysteme notwendig. Wichtig ist dabei jedoch zu wissen, dass es sich bei der Verordnung um eine Bestimmung handelt, die vornehmlich dem Schutz der persönlichen Daten von Verbrauchern gilt. Unternehmen oder Personen, die im Namen von Unternehmen handeln, sind von diesen strengen Bestimmungen nicht betroffen. Außerdem gibt es Ausnahmen, wenn die persönlichen Daten an Dritte weitergegeben werden müssen, um eine gewünschte Dienstleistung zu erbringen. Ein Reisebüro kann etwa nur dann ein Hotel oder einen Flug für seine Kunden buchen, wenn die Informationen an die Online Buchungssysteme der Airline oder des Hotels weitergeben werden.
Wen betrifft die Datenschutzgrundverordnung?
Die Datenschutzgrundverordnung betrifft alle Unternehmen, die mit Kundendaten arbeiten. Das bedeutet, dass auch Hoteliers von der neuen Verordnung betroffen sind. Und zwar immer dann, wenn Verbraucher ein Zimmer reservieren oder ein Event buchen und dabei persönliche Daten angeben. Nicht betroffen sind hingegen Kunden aus dem B2B Bereich. Ein Unternehmen, welches bei einem Hotel ein Seminar bucht oder ein Zimmer reserviert, ist von den strengen Bestimmungen nicht betroffen. Es handelt sich in diesem Fall nicht um einen Verbraucher, sondern um ein Unternehmen. Die Daten der Gäste müssen zwar ebenso vertraulich behandelt werden, das gilt jedoch nicht für die Firmendaten oder persönliche Daten, wie etwa Position oder Abteilung, etc. die im unmittelbaren Bezug zu dem Unternehmen stehen.
[maxbutton id=”35″]
Die Datenschutzgrundverordnung in der Hotelbranche
Die Datenschutzgrundverordnung gilt zunächst einmal auch in der Hotelbranche. Hier haben Sie bei Online-Buchungen und Reservierungen von Events oder Zimmern mit persönlichen Daten der Verbraucher zu tun. Alle diese Informationen, wie Name und Anschrift, Zahlungsinformationen, Email Adresse, etc. fallen unter die neue Datenschutzrichtlinie. Das gilt zumindest dann, wenn es sich um Konsumenten oder Verbraucher handeln, die für sich persönlich tätig werden.
Bei der Reservierung von Events oder Zimmern durch ein Unternehmen sieht die Lage hingegen anders aus. Im B2B Bereich gelten nämlich andere, weniger strenge Bestimmungen und nicht die neue Verordnung für den Datenschutz. Persönliche Daten, etwa von Mitarbeitern, sind zwar weiterhin vertraulich zu behandeln, das gilt jedoch nicht für die Kontaktinformationen der Person, die sich im Namen des Unternehmens an ein Hotel wendet. Name, Abteilung und auch die firmeneigene email Adresse sind nicht von der Datenschutzgrundverordnung betroffen, da es sich nicht um persönliche Daten, sondern um Informationen über das Unternehmen handelt. Zudem ist die Verarbeitung und Speicherung dieser Daten notwendig, um das Anliegen bearbeiten zu können. Diese Ausnahme gilt jedoch nur für den B2B-Bereich und für firmeneigene Informationen. Private Daten, wie etwa eine persönliche Email Adresse oder die private Handynummer sind selbstverständlich durch die neuen Bestimmungen geschützt.
Warum andere Kunden auf seminargo vertrauen?
Wir sind
SCHNELL – Sie erhalten innerhalb von 2 Stunden einen Verfügbarkeitscheck
KOMPETENT – Sie kommunizieren mit leidenschaftlichen Seminarhotelprofis
FLEXIBEL – Sie finden mit uns Ihr Seminarhotel – vorher ruhen wir nicht
SERVICEORIENTIERT – Sie werden von unserem Einsatz begeistert sein
HOCHQUALIFIZIERT – Sie profitieren aus den Erfahrungen all unserer Kunden
UNKOMPLIZIERT – Sie haben einen Ansprechpartner für alle Seminarhotels
STRESSRESISTENT – Sie sparen eine Menge Zeit mit uns
Wir freuen uns auf Ihre Seminaranfrage!
Ihr seminargo-Team
[WD_FB id=”1″]
Firmendaten und die Datenschutzgrundverordnung
Firmendaten und die Daten von Personen, die im Auftrag einer Firma arbeiten sind nicht von der Datenschutzgrundverordnung betroffen. Schreibt Ihnen ein Unternehmen etwa eine email, um ein Hotelzimmer oder ein Seminar zu buchen, und nutzt dabei eine dienstliche Email Adresse, dann fällt diese nicht unter die neuen Regelungen zum Datenschutz. Grund dafür ist, dass solche Firmen-Mailadressen dem Unternehmen gehören. Hier gelten die strengen Datenschutzbestimmungen nicht. Dasselbe gilt übrigens auch für Anrufe von einer dienstlichen Rufnummer oder von einem Diensthandy. Auch diese Informationen beziehen sich auf das Unternehmen und nicht auf die Person selbst. Sie fallen daher ebenfalls nicht unter die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung. Erfolgt die Buchung über eine Agentur, wie zum Beispiel seminargo, dann darf seminargo die erhaltenen betrieblichen Daten also ohne Weiteres an das Hotel weitergeben. Ohne die Weitergabe der Daten durch seminargo wäre das Hotel darüber hinaus nicht in der Lage, die Anfrage zu bearbeiten und das Event zu reservieren.
Um von den strengen Bestimmungen ausgenommen zu werden, ist es jedoch stets wichtig, dass für die Kommunikation ausschließlich dienstliche Informationen bzw. Quellen verwendet werden. Erfolgt die Reservierung zum Beispiel von einer persönlichen Email Adresse, dann sieht die Lage unter Umständen wieder ganz anders aus. Das gilt auch dann, wenn es sich bei der Anfrage um eine dienstliche Angelegenheit handelt. Eine Ausnahme gilt dann, wenn der Absender der Nutzung seiner Daten ausdrücklich zustimmt.
Persönliche Adressen in der betrieblichen Nutzung
Werden persönliche Kontaktdaten wie Telefonnummern oder Email Adressen für die betriebliche Nutzung verwendet, dann ist die Lage oftmals nicht ganz so einfach. In der Regel gelten in diesem Falle die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung. Auch hier kann es jedoch unter Umständen Ausnahmen geben. Handelt es sich zum Beispiel um eine offensichtlich für die dienstliche Nutzung eingerichtete Adresse wie etwa mustermann.unternehmen.abteilung@gmail.com, dann kann der Empfänger berechtigt annehmen, dass es sich um eine email Adresse für die geschäftliche Kommunikation handelt. Dasselbe gilt auch dann, wenn der Absender ausdrücklich in seiner Email auf die geschäftliche Verwendung hinweist, indem er zum Beispiel eine Signatur, eine Fußnote, einen Disclaimer, etc. einfügt.
Jetzt Registrieren und ausprobieren.
Anders sieht das jedoch bei Telefonnummern und den sonstigen persönlichen Daten aus. Wird eine persönliche Rufnummer für den Anruf verwendet, dann ist diese geschützt. Und zwar auch dann, wenn es sich um einen dienstlichen Anruf handelt. Dasselbe gilt auch für alle weiteren Informationen, die man eventuell von dem Anrufer erhält und die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben. Beispiele sind etwa die private Adresse oder private Zahlungsinformationen, etc. Diese fallen immer unter die DSGVO und sind geschützt. Reserviert also ein Kunde ein Hotelzimmer bzw. ein Seminar, dann sind die unternehmensbezogenen Daten nicht durch die strengen Datenschutzbestimmungen geschützt. Die persönlichen Daten, wie etwa Name und Anschrift der einzelnen Teilnehmer hingegen schon.
[maxbutton id=”35″]
Die Datenschutzgrundverordnung – die wichtigsten Punkte im Überblick
Im Folgenden finden Sie noch einmal eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, auf die es in Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu achten gilt:
- Die Verordnung dient vor allem dem Schutz von Verbraucherdaten
- Die Datenschutzgrundverordnung gilt EU-weit
- Die Bestimmung gilt nur beschränkt für den B2B Bereich
- Für den B2B Bereich gelten andere, weniger strenge Bestimmungen
Es gibt Ausnahmen, wenn die Weitergabe bzw. Verarbeitung der Daten erforderlich ist, um eine Dienstleistung zu erbringen.
Fazit und Zusammenfassung
Die neue Bestimmung bringt einige neue Änderungen im Bereich des Datenschutzes mit sich. Diese betreffen jedoch überwiegend den persönlichen Bereich und den Verbraucher. Für das B2B Geschäft und damit verbundene Informationen zu Unternehmen hingegen gelten die strengen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung nicht. Vorsicht ist auch dann geboten, wenn private Kommunikationsmittel für den dienstlichen Gebrauch verwendet werden. Beispiele sind etwa eine private Rufnummer oder eine persönliche Email Adresse. Diesen fallen nämlich unter Umständen auch bei einer betrieblichen Nutzung unter die Bestimmungen der neuen Datenschutzverordnung. Ausnahmen gelten jedoch auch hier in manchen Fällen. Bei Unklarheiten oder um wirklich auf der sicheren Seite zu stehen, sollte man sich im Zweifel an einen Rechts- bzw. Fachanwalt wenden und sich durch diesen ausführlich beraten lassen. Der Datenschutz ist ein sehr komplexes und weitreichendes Thema und viele Fragen lassen sich nicht einfach in wenigen Sätzen beantworten.
[maxbutton id=”35″]
[contact-form-7 id=”468″ title=”Formular – NL recyceln”]
Macht das Tool für mein Unternehmen Sinn?
Digitalisierung und die Zukunft mit der DSGVO – sicher ein Thema